Van barvrouw tot materiaalman en van trainer tot bestuurslid. Een sportvereniging kan niet zonder vrijwilligers. Het zorgen voor voldoende vrijwilligers is bij veel clubs niet voor niets een terugkerend agendapunt. Proteus uit Twello pakt het voortvarend aan. Voorzitter Peter Wiggers deelt hun belangrijkste succesfactoren.

Volgens het Mulier Instituut heeft een vijfde van alle sportverenigingen een tekort aan vrijwilligers. Daarnaast is de helft, ondanks voldoende vrijwilligers, ook op zoek naar nieuwe aanwas. ''Dat zal ook bij ons altijd zo blijven. Het is een continu proces'', is Peter Wiggers eerlijk. Hij is nu bijna negen jaar voorzitter van Proteus en heeft als het om vrijwilligers gaat pieken en dalen gekend. ''Toen ik begon hadden we veel vacante bestuurs- en commissiefuncties. We hebben letterlijk de noodklok geluid. In zeven sessies hebben we het probleem voorgelegd. We hebben bijna alle leden en ouders gesproken en vroegen ze letterlijk: wat wordt jouw bijdrage aan het voortbestaan van Proteus?''

Succesfactor 1: benader face-to-face
Het face-to-face in contact treden met leden en ouders is volgens Wiggers de eerste succesfactor. ''Dat werkt veel beter dan een algemene mail elke maand versturen. Vertel daarbij ook wat het verhaal is van de club en de visie van het bestuur. Daarmee laat je zien ook echt een plan te hebben.''

Succesfactor 2: zoek logische koppelkansen
Volgens Wiggers is het vervolgens van belang om op zoek te gaan naar koppelkansen tussen kwaliteiten, interesses en behoeftes. ''Er is zoveel kwaliteit binnen de vereniging. Het klinkt logisch, maar stem je behoeftes daarop af en vraag wederom heel gericht. Zoek je een penningmeester, vraag dan die vader van die zwemmer die financieel directeur is. Zoek je stukjesschrijvers voor de website, vraag dan die student communicatie. Als je je leden kent, zijn er veel verbindingen mogelijk.''

Succesfactor 3: knip het in stukken
Wat het vinden van vrijwilligers ook vergemakkelijkt, is het opknippen van de taken. ''Veel leden willen best iets bijdragen, maar er zijn maar weinig ‘gekken’ zoals ik die er zoveel jaar zoveel tijd insteken. Veel openstaande vacatures zijn goed in meerdere deelprojecten te knippen.'' Als voorbeeld noemt Wiggers de nieuwjaarsborrel. ''Dat deden we als bestuur altijd zelf. Maar in de drukte begonnen we daar altijd te laat aan. Sinds een paar jaar leggen we de organisatie elk jaar bij een andere groep. Een waterpoloteam vindt het bijvoorbeeld hartstikke leuk om zo’n feestje te organiseren. Het bestuur hoeft ze alleen maar te ondersteunen met een draaiboek, maar verder wordt alles uit handen genomen. Het zorgt voor enorm veel betrokkenheid en creativiteit. Reken maar dat er genoeg oliebollen zijn en dat de champagne koud staat!''

Succesfactor 4: richt een jeugdbestuur op
Hoewel Proteus het nu niet meer heeft, raadt Wiggers zeker aan om een jeugdbestuur op te richten. ''Dat levert veel binding en gave nieuwe activiteiten op. Bij ons bestond het jeugdbestuur uit twaalf jongeren in de leeftijd tussen de twaalf en achttien jaar, zo goed mogelijk verdeeld over de afdelingen. Het heeft verschillende voordelen. Je legt de verantwoordelijkheid voor activiteiten neer bij de doelgroep zelf. Dat ontlast het bestuur, maakt de activiteiten beter en zorgt voor bindging met een groep waar het verloop vaak groot is. Het heeft bovendien als een soort kweekvijver gediend voor het ‘echte’ bestuur. Twee oud-leden van het jeugdbestuur zijn nu onderdeel van het huidige bestuur.''

Succesfactor 5: kijk vooruit
Dat brengt Wiggers bij de vijfde succesfactor: kijk vooruit. ''Los van een jeugdcommissie kun je de jeugd natuurlijk ook bij andere taken betrekken. Veel van onze jeugdleden geven training aan jongere groepen. Niet als hoofdtrainer, maar als assistent. Zo geeft ons ‘onder de 17 team’ het uur voordat ze zelf het water in gaan training aan de jaargang voor hun. Hetzelfde zie je bij de zwemmers. Dat is belangrijk voor de continuïteit van goed kader.'' Een andere reden om vooruit te kijken, is het feit dat het gebrek aan vrijwilligers volgens Wiggers altijd een golfbeweging is. ''Het is bijna een cyclisch proces. Soms heb je bij wijze van spreken teveel vrijwilligers, maar er komt altijd een tijd dat er weer een tekort is. De meeste vrijwilligers voeren hun taak immers maar zo’n drie jaar uit. Houd daar gevoel bij en sorteer daar in je werving op voor. Alleen dan kun je het tekort op het moment dat het lastiger gaat zo klein mogelijk houden. Wat dat betreft is het net de corona-aanpak: flatten de curve!''    

Deze vijf succesfactoren hebben ervoor gezorgd dat het bekende gezegde ‘vele handen maken licht werk’ echt opgaat binnen de Twellose vereniging. ''Er is enorm veel betrokkenheid. Er heerst een gevoel van: wij zijn Proteus en samen zetten we de schouders eronder. Bijkomend voordeel is dat wij als bestuur zo veel meer tijd hebben om echt te besturen en met de langere termijn bezig te zijn. Dat is al lastig genoeg…''