Dit werkt hetzelfde als de vraag bij Breedtesport, waarbij de tijden opgenomen worden in de Nederlandse ranglijsten. De KNZB maakt gebruik van Swimrankings, ook voor de detectie van Nederlandse Records. Als een wedstrijduitslag wordt aangeboden, wordt deze automatisch gescand op verbetering van Nederlandse Records. Er volgt nog een handmatige controle, of de wedstrijd aan alle eisen heeft voldaan, en bij de juiste bewijsvoering wordt het NR toegekend.
Nederlandse zwemmers in het buitenland dienen daarnaast een NR-aanvraag in te dienen bij het KNZB bondsbureau, voorzien van alle gevraagde bewijslast. Dit zijn bijvoorbeeld afschriften van de elektronische tijdwaarneming en een handtekening van de scheidsrechter. Dit moet gemaild worden naar records@knzb.nl, binnen 2 maanden na de wedstrijddag waarop het record is gezwommen.
Indien digitale uitslagenbestanden van de gehele wedstrijd beschikbaar zijn, dan dienen deze ook meegestuurd worden. Dit versneld het hele proces van registratie. Formaten die onder andere geaccepteerd worden zijn SDIF, Hytek, LXF en bijvoorbeeld DSV-bestanden.