Om jonge zwemmers en zwemsters te beschermen tegen overbelasting en om de indelingen tijdens wedstrijden voor iedereen duidelijk te maken is een aantal reglementen geformuleerd aangaande leeftijdsbepalingen en leeftijdsbeperkingen.

Voor het grootste aantal wedstrijden wordt de leeftijdscategorie gebaseerd op de leeftijd van zwemmers op 31 december van het zwemseizoen.

Voorbeeld: een meisje 2004 is gedurende het zwemseizoen 2018-2019 dus het hele seizoen ingedeeld als 14-jarige, en dus jeugd-1.

Seizoen 2018 - 2019 (incl. openwater zwemmen 2019)

* vanaf de 6e verjaardag kan er worden deelgenomen aan wedstrijden.

Seizoen 2019 - 2020 (incl. openwater zwemmen 2020)

* vanaf de 6e verjaardag kan er worden deelgenomen aan wedstrijden.

Afhankelijk van de leeftijdsgroep waartoe de zwemmer of zwemster behoort, gelden de onderstaande beperkingen voor het uitkomen bij wedstrijden.

Ingangsdatum 1 september 2019

Alle details over de leeftijdsbepalingen en beperkingen zijn opgenomen in het KNZB D-reglement zwemmen, onderdeel 17.

https://www.knzb.nl/knzb/downloads/reglementen/

Sporters die in het bezit zijn van een classificatie kunnen tijdens reguliere wedstrijden deelnemen in een lagere leeftijdsklasse. Bij toepassing van deze regeling wordt uitsluitend "Buiten mededinging" aan een wedstrijd deelgenomen; de gemaakte tijden gelden wel als inschrijftijd voor wedstrijden waarvoor een limiettijd geldt.

Een sporter met een classificatie kan alleen in de Nationale Zwemcompetitie tot maximaal vijf categorieën lager (eigen categorie + vier lager) ingeschreven worden. Bijvoorbeeld: een junior 1 (meisje 11) met classificatie kan in junioren 1, minioren 5, minioren 4 en minioren 3, minioren 2 ingeschreven worden; een senior (man van 30 jaar) met classificatie kan in senioren open, senioren 2, senioren 1, jeugd 2, jeugd 1 ingeschreven worden.

Aan het deelnemen aan zwemwedstrijden zijn regels verbonden. Deze staan in de KNZB Reglementen Zwemmen. Deze reglementen zijn de belangrijke pijlers onder de georganiseerde wedstrijdzwemsport. Het zou immers maar vreemd zijn als elke zwemvereniging eigen regels zou opstellen, dan zouden wellicht de rugslagvlaggen niet overal op 5 meter van het keerpunt hangen en zou het aantikken met één hand wellicht de ene keer wel en de andere keer niet tot diskwalificatie leiden!

Doordat alle zwemwedstrijden in Nederland gezwommen worden onder het KNZB reglement en alle wedstrijden geleid worden door KNZB officials hoeft u zich nooit zorgen te maken over afwijkende regelgeving. Ook internationaal gelden veelal de zelfde bepalingen omdat alle reglementen zijn afgeleid van de internationale reglementen van de Wereldzwembond (FINA).

Belangrijk bij het deelnemen aan wedstrijden zijn

• Deel C. Algemeen Sportreglement en
• Deel D. Zwemmen (inclusief masters & open water zwemmen)

Wij willen eveneens wijzen op

• Deel O. Sponsoring Reglement
• Deel P. Doping Reglement
• Deel Q. Beroepscode.

Elk verenigingszwemsecretariaat dient zich te conformeren aan het KNZB reglement. Op het niet nakomen van een aantal bepalingen staan namelijk boetes. Ook teleurstellingen bij het inschrijven op wedstrijden of het organiseren van wedstrijden kunnen zo worden voorkomen.

Wedstrijdsoftware

De KNZB heeft voor één softwarepakket gekozen als het gaat om de administratie rond zwemwedstrijden. De keuze van de KNZB is uitgegaan naar het internationaal beproefde Splash programma. Voor verschillende werkzaamheden zijn de volgende onderdelen beschikbaar:

Splash Team Manager

Dit programma verzorgt de tijdenadministratie en hiermee kunt u inschrijvingen verzorgen.

Splash Meet Manager

Hiermee kunt u een wedstrijdprogramma samenstellen en op de wedstrijd de uitslagen digitaal verwerken. Verdere informatie Splash software of via splash@knzb.nl 

LENEX bestanden

Voor de uitwisseling van gegevens van zwemwedstrijden wordt door de KNZB alleen het LENEX formaat als uitwisselingsformaat geaccepteerd. Alle uitwisseling (aanvragen, uitnodigingen, inschrijvingen, resultaten, records, kwalificaties) wordt zoveel als haalbaar alleen maar in digitale vorm verwerkt.

Via de webkalender van de KNZB worden centraal alle gegevens voor wedstrijdaanvragen, en –uitslagen digitaal verwerkt. Ook hierbij wordt het Lenex formaat als standaard gebruikt. Daarnaast worden ook alle inschrijvingen voor KNZB wedstrijden digitaal verwerkt.

De KNZB is eindverantwoordelijk voor referentiegegevens, zoals gegevens van startvergunningen, officials, kwalificaties, classificaties van gehandicapte zwemmers etc. Deze gegevens worden digitaal in LENEX formaat beschikbaar gesteld voor iedereen die hiervan gebruik moet of wil maken. Deze referentiegegevens worden door de KNZB dagelijks geactualiseerd. U kunt deze gegevens downloaden vanuit Sportlink en importeren in Team Manager. Zie hiervoor de pagina met Formulieren & bestanden.

Een goede wedstrijd zoeken die past bij uw team is belangrijk. Hoe pakt u dat aan?

Er is de KNZB wedstrijdkalender, waar u in ieder geval de data van de verschillende wedstrijden kunt vinden. In de KNZB webkalender vindt u de volledige informatie van de diverse wedstrijden. In de webkalender kun je ook heel specifiek op doelgroep of zelfs de te zwemmen afstand zoeken!

Kijk op de Regio website. Hier staan de wedstrijden in uw regio en de data van de Minioren, Junioren en Jeugdwedstrijden, (Regio)competitie wedstrijden en overige Regio wedstrijden.

Vraag verenigingen in uw omgeving wanneer zij wedstrijden organiseren. Kijk in het verenigingsarchief naar wedstrijden waar u in voorgaande jaren bent geweest en ga bij de organiserende vereniging na of deze nog georganiseerd worden.

Als u meerdere wedstrijden heeft gevonden vraagt u het programma en de bepalingen op bij de organiserende vereniging. Als u dit heeft ontvangen overlegt u met de trainer(s) en de zwemcommissie welke wedstrijden het meest geschikt zijn. Dit kan op basis van:

• De leeftijden en programmanummers in het programma
• Het niveau van de wedstrijd
• De reisafstand naar het zwembad

Als uw vereniging deelneemt aan een wedstrijd moet de inschrijving ruim van tevoren bij de organiserende vereniging zijn, meestal 1 week tot 10 dagen. U maakt eerst een deelnemerslijst waarop staat welke zwemmers aan welke nummers deelnemen. Daarna kan de inschrijving worden gedaan.

De deelnemerslijst

Meestal ontvangt u van de organiserende vereniging een LXF¹ uitnodigingsbestand. Dit kunt u inlezen in Splash en daarmee kunt u de wedstrijdinschrijving maken. U dient eerst van de trainer een lijst te ontvangen welke zwemmers op welke nummers aan de start gaan komen. Bij een aantal verenigingen wordt deze deelnemerslijst samengesteld door de zwemcommissie en daarna beoordeeld door de trainer.

Als u zelf de deelnemerslijst samenstelt moet u goed de uitnodiging & bepalingen van de wedstrijd doorlezen om na te gaan voor welke zwemmers de wedstrijd is bedoeld, of er deelnamelimieten zijn en welke programmanummers voor de diverse leeftijden zijn uitgeschreven. Let u ook goed op de sluitingsdatum van de inschrijving.

Aantal starts

Let u bij het samenstellen van de inschrijving op het aantal starts van elke zwemmer. Het is meestal niet aantrekkelijk om voor één start naar een wedstrijd te gaan.

U dient zich uiteraard te houden aan de leeftijdsbepalingen en leeftijdsbeperkingen zoals die bovenaan deze pagina staan vermeld.

Ook kunnen door de organiserende vereniging het aantal starts per zwemmer of het aantal zwemmers dat per vereniging per programmanummer mag starten beperkt zijn.

De inschrijving

De inschrijving maakt u in Splash Team Manager. Hierin staan op volgorde van de programmanummers alle deelnemers van uw vereniging met hun (dag-)startnummer en de snelst gezwommen tijd tot nu toe vermeld. Splash Team Manager haalt direct de meest geschikte inschrijftijden erbij. De inschrijving kan als lxf bestand per e-mail naar de organiserende vereniging worden gestuurd.

In artikel C14 van de KNZB Reglementen vindt u de reglementsartikelen die betrekking hebben op de wedstrijdinschrijving.

¹. LXF is de afkorting voor LENEX File, het uitwisselingsformaat voor uitnodigingen, inschrijvingen en uitslagen.

Zwemmers en zwemsters die studeren aan een HBO of WO instelling kunnen ook uitkomen bij Studentenwedstrijden. Er is een zwemcompetitie met 4 rondes en er is ook een NK. Voor deelname aan de studentenzwemcompetitie dienen de zwemmers lid te zijn van een Studenten Zwemvereniging.

De tijden van een Studentenzwemwedstrijd tellen mee, want er wordt conform de KNZB reglementen gezwommen. Dat betekent dat als de zwemmers de tijden officieel geregistreerd willen hebben in Swimrankings, dat zij bij de Studentenzwemwedstrijd ingeschreven dienen te worden met het KNZB startnummer. Zwemmers informeren hier vaak het secretariaat van de Studentenvereniging zelf over.

U, als 'burgervereniging' kan na afloop van een dergelijke wedstrijd het LXF bestand ook inlezen in Team Manager, waardoor de resultaten worden bijgewerkt.

Bij het NK studenten kan er zowel door de Studentenvereniging als door de 'burgervereniging' worden ingeschreven.

De Stichting Nederlandse Studenten Zwem Kompetitie regelt de dispensatie centraal voor alle zwemmers.

Bij het maken van een inschrijving voor een Nederlands Kampioenschap is het zorg om de bepalingen van het betreffende kampioenschap zeer goed door te nemen. Met name bij de NJJK zijn er extra bepalingen zoals koppelingen van afstanden (je mag een 200m zwemmen als je 100m limiet hebt behaald).

Bij alle NK's geldt dat de contactgegevens van de inschrijver dienen ingesloten te zijn in het LXF bestand. Dat is relatief eenvoudig. U kunt bij het exporteren van het LXF bestand een contactpersoon meesturen, zie de onderstaande afbeelding:

Voorwaarde is wel dat u als relatie / lid in Team Manager staat, met in ieder geval telefoon en e-mailadres. Mochten er problemen zijn met de inschrijving, dan kan de KNZB contact met u opnemen.

Wanneer u binnen uw vereniging Parazwemmers heeft met een classificatie, dan dienen deze gegevens ook meegegeven te worden aan een organiserende vereniging. De classificatiegegevens kunt u invoeren bij de persoonlijke gegevens van een zwemmer.

Dubbel klik in Team Manager op de naam van een zwemmer (in het overzicht aan de linkerzijde) en kies voor het tabblad 'Extra info'. U krijgt dan onderstaande scherm:

In het omcirkelde gedeelte kunt u per zwemslag de verschillende getallen plaatsen. Sla de gegevens op door op OK te klikken en in het vervolg worden de juiste S-codes meegegeven. Let u ook op de uitzonderingscodes? Ook die moeten ingevuld zijn, indien van toepassing. Meer informatie hierover op de pagina's van Parazwemmen en het KNZB reglement.

Wanneer u met uw vereniging met meerdere zwemploegen deel neemt aan de Nationale Zwemcompetitie of aan de Regio Minioren Club Meet, dan is het noodzakelijk dat het teamnummer wordt meegegeven bij inschrijving. De KNZB webkalender (competitiemodule) berekent op basis van de teamnummers de juiste puntentellingen.

Als u met een eerste en tweede (of zelfs een 3e) ploeg deelneemt aan de Nationale Zwemcompetitie dan is het verplicht om, ook al zwemmen de ploegen niet bij dezelfde wedstrijd, de teamnummers in te voeren.

In de bijgesloten handleiding meerdere teams competitie of rmcm staat beschreven hoe u dit kunt instellen.

Als een ingeschreven deelnemer niet deel kan nemen of als een deelnemer op de dag van de wedstrijd ziek is moet u de juiste werkwijze volgen voor afmeldingen. Gebeurt dit niet dan kan aan de vereniging een administratieve heffing worden opgelegd.

Afmelden vóór de wedstrijddag

Conform het reglement (D19.1.4.1) kunnen afmeldingen tot 24 uur van te voren worden doorgegeven aan de organiserende vereniging. Deze afmeldingen worden met de opmerking "AFGEM" in het procesverbaal opgenomen.

Voor de verdere details verwijzen we u naar het reglement.

Ziekmelden op de wedstrijddag

Bij de meeste wedstrijden is het ziekmelden van zwemmers mogelijk vóór aanvang van de juryvergadering. U doet dit op een wijzigingsformulier, waarbij u de programmanummers, de gegevens van de zwemmer(s) en de reden opneemt. U parafeert het formulier en levert deze in bij het jurysecretariaat.

In bijlage D1 van de KNZB Reglementen vindt u de administratieve bepalingen met betrekking tot het afmelden, deel A, lid 4.

Wanneer u als vereniging wilt deelnemen aan een wedstrijd in het buitenland, dan is het noodzakelijk om hiervan de KNZB in kennis te stellen. De KNZB zorgt voor een nette afhandeling van de resultatenverwerking en houdt in de gaten dat ook de uitslagen in Swimrankings terecht komen.

U dient het aanvraagformulier uiterlijk 3 dagen vóór de eerste wedstrijddag te mailen naar de KNZB webkalender.

Alvorens u begint met alle organisatorische werkzaamheden moet er een wedstrijdprogramma worden opgesteld. Dat wil zeggen, er moet worden bepaald welke nummers worden gezwommen op de wedstrijd, voor welke leeftijdsgroepen en in welke volgorde.

Voor veel wedstrijden als Zwemcompetitie, Regiokampioenschappen, Miniorenwedstrijden enzovoort is er al een programma vastgesteld door de Regio of de KNZB. Gaat u echter uw eigen wedstrijd organiseren dan kunt u zelf een programma opstellen. Uiteraard dient u hierbij rekening te houden met een aantal bepalingen uit het KNZB reglement.

Deze bepalingen zijn in het leven geroepen om te voorkomen dat, bijvoorbeeld voor jonge kinderen, een te zwaar programma ontstaat. Ook worden hierdoor over heel Nederland, en zelfs over de hele wereld, dezelfde wedstrijdnummers op dezelfde manier gezwommen.

Bij het organiseren van een wedstrijd dient u een aantal zaken vooraf vast te stellen. Het soort wedstrijd, welk niveau u beoogt en wie er mogen deelnemen. Bijgesloten PDF document bevat enkele tips voor het organiseren van een wedstrijd.

Als uw vereniging heeft besloten om een zwemwedstrijd te gaan organiseren moet u natuurlijk als eerste een zwembad afhuren. Hiervoor neemt u contact op met de verhurende instantie van het zwembad.

Het is voor een zwemvereniging erg belangrijk een goede relatie te onderhouden met de verhurende instantie, de bedrijfsleiding en het personeel van een accommodatie. Onthoudt altijd dat u hier te gast bent en dat nog vele jaren zult willen blijven.

Een wedstrijdbad moet tijdens een zwemwedstrijd natuurlijk aan een aantal voorwaarden voldoen. Deze zijn vastgelegd in art. D14 van de KNZB Reglementen.
 
Voordat u een wedstrijd kunt organiseren moet u natuurlijk weten of het zwembad beschikbaar is. Doe dit ruim van tevoren! Veel zwembaden zijn al lang van tevoren besproken, zeker op de tijden dat wedstrijden worden georganiseerd.

Veel verenigingen hebben op vaste tijden de beschikking over zwembaden, ook in het weekend. Vaak wordt in het begin van het seizoen al een kalender gemaakt voor de weekenden met daarin de wedstrijden (zwemmen, waterpolo en andere onderdelen). Dit betekent dat alleen toevallig vrije weekenden over blijven. Wilt u meer keuze voor de planning van uw wedstrijd dan zal dat dus veelal al heel vroeg moeten gebeuren. Bijvoorbeeld aan het eind van het seizoen, dan kan al besproken worden voor het seizoen daarop volgend.

De accommodatie die u gebruikt voor de wedstrijd moet natuurlijk passen bij het type wedstrijd, het aantal deelnemers en toeschouwers en de duur van de wedstrijd. Bij accommodatie moet u niet alleen denken aan het wedstrijdbassin maar ook aan de toeschouwersruimte, de kleedruimten enzovoort. 

Afspraken met de verhuurder
Het wedstrijdbad

Regelmatig wordt de KNZB benaderd door verenigingen waarvan de poulepartners gemaakte afspraken niet (kunnen) nakomen. Wij adviseren verenigingen en poulepartners gemaakte afspraken schriftelijk vast te leggen. In geval van een wanprestatie kan een gedupeerde vereniging dan actie ondernemen, eventueel via de KNZB tuchtcommissie. 

Eveneens komt het regelmatig voor dat wedstrijden door de scheidsrechter worden afgelast vanwege te hoge watertemperatuur of andere onvolkomenheden in het wedstrijdbad.  Het kan van groot belang zijn de afspraken over bijvoorbeeld watertemperatuur en waterdiepte schriftelijk vast te leggen, zodat bij afgelasting de eventuele financiële gevolgen bij de verhuurder geclaimd kunnen worden. Bij een afgelasting zal het kunnen overleggen van een dergelijke afspraak op schrift zwaar wegen in de besluitvorming of de wedstrijd al dan niet op een andere datum verzwommen kan worden.  

In geval een accommodatie door weersomstandigheden per openbaar vervoer niet meer bereikbaar is, kan een wedstrijd worden afgelast. In de praktijk blijkt deze regel niet altijd toepasbaar. Daarom wordt verenigingen geadviseerd afspraken hierover vast te leggen in verband met het eventueel delen van de gemaakte kosten. 

Indien een team teruggetrokken wordt en er reeds afspraken zijn gemaakt met andere verenigingen is het raadzaam behalve de KNZB ook de andere verenigingen hiervan zo tijdig mogelijk schriftelijk op de hoogte te stellen. 

Het is raadzaam dat alle betrokkenen tijdens een competitiewedstrijd het complete wedstrijdprogramma en de bepalingen bij zich hebben. 

Als u alle gegevens voor de publicatie van een wedstrijd op een rijtje heeft gezet kunt u de wedstrijd aanmelden op de webkalender van de KNZB.

Via het @zwembond.nl adres kunt u inloggen op de webkalender. Daar kunt u uw wedstrijd aanmelden door de gevraagde gegevens in te vullen en een .lxf uitnodigingsbestand bij te voegen. U ontvangt op uw @zwembond.nl binnen uiterlijk 6 dagen bericht wanneer de wedstrijd is goedgekeurd. Tot 7 dagen voor de wedstrijd kunt u gegevens uit de aanvraag of het programma nog via de webkalender wijzigen.

De kosten voor het aanmelden van een wedstrijd staan jaarlijks vermeld in de tarievenlijst. Dit bedrag is geïndexeerd en het tarief wordt jaarlijks aangepast. De vereniging ontvangt hiervoor een factuur. Voor onderlinge wedstrijden (deelnemers uit één vereniging) en wedstrijden uit de Nationale Zwemcompetitie zijn géén kosten verschuldigd.

Als een wedstrijd om wettige redenen geen doorgang vindt (zulks ter beoordeling van het KNZB bondsbureau) of als door de naleving van de KNZB reglementen de wedstrijd geen doorgang kan vinden wordt het gehele aanmeldbedrag gerestitueerd. In dit laatste geval kan een te hoge of te lage watertemperatuur bijvoorbeeld de oorzaak zijn (Artikel C9).

Als u een wedstrijd organiseert dient u ook voor een jury te zorgen. Veel verenigingen hebben een officialfunctionaris die deze taak vervult. Er zijn echter ook regio's waar de Regio Officialcommissie de jury of een deel van de jury verzorgt. Als dat niet het geval is zorgt het zwemsecretariaat hier voor.

Overzicht vereiste jurybevoegdheden bij zwemwedstrijden

In art. D2 van de KNZB Reglementen vindt u de reglementsartikelen met betrekking tot de juryinzet bij zwemwedstrijden.

Als de jury door de organiserende vereniging wordt verzorgd kunt u de juryleden ruim voor de wedstrijd een uitnodiging sturen. Het is verstandig een kopie van de programma en bepalingen van de wedstrijd toe te voegen zodat de juryleden weten hoe de wedstrijd waar ze voor worden uitgenodigd is georganiseerd.

Als aan alle deelnemende verenigingen één of meer juryleden worden gevraagd hoeven deze niet nog eens een aparte uitnodiging te ontvangen. De deelnemende vereniging waar de officials lid van zijn wordt geacht hen over de wedstrijd te informeren.

• Voorafgaand aan een wedstrijd dient de scheidsrechter, die de leiding over de wedstrijd heeft, de juryleden instructies te geven over de toepassing van de reglementen, indeling van de juryleden en diverse andere zaken. Voor deze zogenaamde 'juryvergadering' is een geschikte ruimte nodig. Alle juryleden moeten kunnen zitten en de ruimte moet niet lawaaierig zijn! Het verzorgen van een kop koffie of een frisdrankje verdient aanbeveling.
• Voor de spullen van de juryleden (tas, schoenen etc.) moet een afsluitbare ruimte of kast beschikbaar zijn.
• Tijdens de wedstrijd verwerkt het jurysecretariaat de uitslagen. Dit is een secuur werkje en daarom moet het jurysecretariaat over een rustige werkruimte kunnen beschikken. Een goede schrijftafel en stoelen zijn belangrijk. Eventueel een computer als de uitslagenverwerking geautomatiseerd verloopt.
• Omdat soms contact met de scheidsrechter noodzakelijk kan zijn is het handig als de ruimte niet al te ver van het wedstrijdbassin is gesitueerd.

Overige benodigde medewerkers bij een zwemwedstrijd

Wedstrijden die uitsluitend uit niet reguliere nummers bestaan, bijv. een 24-uurs zwemmarathon.

Deze wedstrijden kunnen gewoon georganiseerd worden. Aanmelden is niet nodig. 

Bijzondere kampioenschappen zoals Nederlandse Politie Kampioenschappen, Nederlands MBO-kampioenschap, Internationale-scholenwedstrijd etc.

• De organiserende vereniging dient dispensatie aan te vragen (zwemmen@knzb.nl) voor het organiseren van een wedstrijd waaraan niet KNZB-organisaties deelnemen en voor het laten deelnemen van leden van verenigingen die met hun KNZB-startnummer uitkomen voor een andere organisatie dan de vereniging waarvoor ze binnen KNZB-verband startgerechtigd zijn.
• Nadat dispensatie is verleend kan de organiserende KNZB-vereniging de wedstrijd op de gebruikelijke wijze in de webkalender aanmelden.
• Zwemmers die deelnemen zonder (geldig) startnummer zullen niet in de uitslagen op de KNZB-site en de ranglijsten worden opgenomen.
• Tijden van zwemmers met een geldig startnummer, die uitkomen voor een andere organisatie dan de KNZB- vereniging waarvoor ze startgerechtigd zijn, zullen in de ranglijsten en de uitslagen op de site worden opgenomen. Dit is het geval wanneer bijv. een zwemmer van een vereniging zijn startnummer gebruikt om voor zijn ROC uit te komen bij het Nederlands MBO-Kampioenschap. Het startnummer is bij de controle binnen de webkalender leidend.

Swimrankings is de website waar alle (Nederlandse) tijden worden geregistreerd. U kunt er ook voor uw vereniging (seizoens)ranglijsten terugvinden en per zwemmer zijn de beste tijden en tijden uit het verleden (terug tot 2007) te vinden.

Swimwiki is een website van Swimrankings, waar altijd de meest actuele versies van Splash software zijn te downloaden.

XZWEML is een website, op particulier initiatief van Arjan Dekker, waar een aantal handige tools zitten die een directe koppeling hebben met de KNZB webkalender.